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小微企业财务外包的财务风险与防范——以K公司为例

时间:2022-05-14   作者:长寿会计培训

小微企业财务外包的财务风险与防范


李丹妮 西安工程大学

摘要:随着市场经济的迅猛发展,小微企业为了降低成本而选择将财务管理工作递交给财务外包商来完成,但是却忽视了财务外包本身存在的风险,使得小微企业财务管理问题出现诸多问题。文章主要研究小微企业在财务外包过程中的财务风险的原因及其防范,对提高小微企业抗风险能力,保障其更好发展具有现实意义。

关键词:小微企业;财务外包;财务风险;防范

一、我国小微企业的界定及财务外包的含义

(一)我国小微企业的界定

在“双创”背景下大量涌现小微企业,小微企业方兴未艾。小微企业在促进国民经济增长以及提高财政税收、提供就业岗位、优化经济结构等方面发挥着重要作用。小微企业满足以下三个条件,一是企业应纳税所得额在三百万元以下,二是企业从业人数在三百人以下,三是现资产总额在五千万元以下。

(二)财务外包的含义

国学者对财务外包研究的现状还没有一个统一的学术定义。本文将其总结为企业将非核心的业务委托给第三方财务公司管理,提高企业的财务管理效率,从而专注于自身的战略发展模式。

(三)财务风险的含义

财务风险指在外环境与内部财务活动不可控的情况下,企业遭受经济损失可能性,狭义上财务风险是指企业在负债经营过程中,企业偿债能力发生变化导致预期收益波动的风险。文章研究的为广义上的财务风险。财务风险一般包括筹资风险、投资风险、经营风险、存货管理风险及资金流动性风险等。

二、K公司财务外包的财务风险的案例分析

(一)K公司简介

K企业成立于2011年,从事商贸行业,致力于五金电料、机电设备、水泵、配电柜、水箱、保温材料、涂料、水暖卫浴、管材、建材的销售,并且取得了一些经营成果。从2016年以来,K企业把自身的业务主要集中在建材设备的销售方面。如今K企业已经成为一家小有规模的建材设备综合供应商,企业包含财务部、行政部、销售部。财务部下设出纳人员一名。主要职责为申请现金支取和收取企业员工费用的报销材料。

(二)K公司财务管理现状

1.K企业财务现状

K企业是一家从事建材设备销售的小微企业,因为K企业聘请专业的财务人员成本较高,所以其将财务管理外包给第三方财务公司。从整体来看,K企业的成本管理、资金管理及应收账款管理极为重要。

表1 K企业2018-2020年的财务数据(单位:万元)

表1 K企业2018-2020年的财务数据(单位:万元)

根据表1来看,A企业近五年的发展趋势较为波动,2018年营业收入已达1613.81万元,但是此后营业收入逐年递减。较2016年初营业收入增加了806.23万元,增幅高达99.83%,2020年营业收入达1409.36,较2018年营业收入减少了204.45,降幅为12.66%。企业逐年发展,营业成本和所需费用也是逐年上升,收入不足以抵减成本和费用,2018年企业的净利润为负数,2019年企业实现盈利,弥补以前年度亏损后企业仍然处于盈利薄弱的状态。2020年企业再次出现亏损状态,K企业盈利能力逐渐薄弱。

2 K企业2018-2020年偿债能力、营运能力的相关评价指标

表2 K企业2018-2020年偿债能力、营运能力的相关评价指标

通常企业的流动比率和速动比率比值越高,短期偿债能力越好,但也反映出企业有资金闲置的可能性,说明获利能力不足,流动比率过低,说明企业可能存在偿还债务的风险,K企业2018-2020年间流动比率一直较低,但都处在11-1.3之间,说明K企业不存在大的偿债问题。K企业速动比率一直稳步上升,说明短期偿债能力中等偏上。

企业的资产负债率和产权比率比值越低,则长期偿债能力越好,债权人的资金越有安全保障,但对于股东来说,他们会希望资产负债率越大越好,这样就可以运用财务杠杆获取更大收益,根据上表可以看出K企业的资产负债率高于行业平均值。K企业的长期偿债能力一般。

应收账款周转率指应收账款转化为现金的平均次数,应收账款的周转次数越多,说明公司回收应收账款回收的速度越快,企业应收款管理效率越高。K企业应收账款周转率远远低于行业平均值,周转天数也远远高于行业平均值,说明K企业的资金营运能力非常不佳。

2.K企业财务管理现状

K企业因为成本和费用占比较高,在企业管理和盈利方面还相对薄弱。尤其是在财务管理方面,创立之初K企业并无财务人员,由对财务工作完全不了解的管理者负责K企业的财务工作,所以,K企业选择把财务工作递交给第三方财务公司来管理。第三方财务公司根据K企业每个月提供的原始票据编制记账凭证和财务报表,并按期申报纳税。K企业的其他财务管理业务都有K企业自行管理,包含现金管理、银行对账、应收账款催收等。

经过几年的发展,第三方财务公司确实降低了K企业财务管理成本,并提高了管理效率。但是K企业管理者将关注点放在了企业的发展和经营上,认为财务管理只是来应付税务部门检查的工作,不重视企业的财务管理。没有意识到要对企业财务数据关注并进行分析,发现企业财务管理中存在的缺陷,从而导致了企业的财务管理出现很多风险。

如企业账实不相符,第三方财务公司编制的账务与K企业的实际账务存在很大差异,这可能会导致企业管理者做出错误的决策。费用报销制度不合理,企业员工用不合理的票据虚报费用,增加企业经营成本。往来账款管理混乱,集中表现在应收账款的管理上,企业未与第三方财务公司责任划清责任,应收账款缺少专人管理,导致长期不下账,企业货款回收困难。资金管理不合理,企业的库存现金与企业管理者的个人财产混在一起,违规支取企业的库存现金;资金不明去向,企业管理者在使用公户付款时不写明资金用途。存货管理成本较高,缺乏成本控制。K企业的存货成本属于自行管理,主要分为产品的采购、库存两方面,一是采购员在采购时缺乏规范的流程,往往没有经过多家供应商询价就直接去采购,导致企业的采购成本增加。二是采购前没有对产品的需求量进行合理规划,导致产品积压,导致企业库存成本增加。

三、K公司面临的财务风险及原因分析

(一)经营风险

主要包括、生产风险、产品风险、价格风险、账务风险、制度管理风险、市场风险等,从K企业财务风险的角度来看,一般包括企业账务风险、财务管理制度风险等。

1.账务风险。(1)财务报表失真。第三方财务公司提供的财务报表的更多是面对税务和工商的对外财务报表,第三方财务公司只是负责按时账务处理和申报纳税,每月所提供的财务报表完全是为了申报纳税。因为第三方财务公司面对的客户非常多,基本上一个人一天就要处理K公司一整个月的账务,完成二三百笔凭证的编制,所以第三方财务公司只能按照流程处理,没有时间研究每笔业务具体干了什么,库存商品和实际不符,成本核算无从下手,只能按照规定的暂估当月营业收入的百分之八十五的方式进行结转。这种方式必然会导致K企业财务报表信息失真,成本失真,利润等方面也会失真。(2)账务处理存在问题。以2020K企业实际发生的经济业务为例,2018K企业实际发生的营业收入为1414.45,由税控盘开具的增值税专用发票不含税销售收入1409.35万元,交易双方协定的不开票收入有5.1万元。2020K企业实际发生的采购成本和库存成本为1306.6万元,其中未取得相关发票但是实际已经发生的费用为30.78万元,取得相关发票并录入账务的金额为1275.82万元。2020K企业实际发生的费用合计为132.17万元,其中未取得相关发票但实际已经发生的费用为0.5万元,取得相关正规发票且入账的金额为132.67万元。

第三方财务公司报表数据与K企业实际发生数据对比表(单位:万元)

表3 第三方财务公司报表数据与K企业实际发生数据对比表(单位:万元)

由表3分析可知,K企业2020年的营业收入少计5.1万元,营业成本少计30.78万元,费用多计0.5,费用多计0.5万元,从而导致K企业的营业利润和利润总额多计了22.99万元。由表1可知,2019年底K企业盈利了20.75万元,可能会给K企业2021年的税务申报带来税款,增加了K企业的税收压力。

由于双方信息不流通,导致K企业账务混乱。销售收入的少计造成增值税应纳税所得额减少,从而造成增值税应纳税额和附加税也相应减少。成本少计和费用多计都导致企业实际产生的成本和费用失真,导致第三方机构出具的利润与企业实际利润不符,影响企业税收。

2.财务费用报销制度风险。(1)差旅费的报销。员工出差的费用票据没有黏贴在专用的费用报销单上,且没有相应的主管人员的签名或盖章,直接拿着原始票据财务部报销,造成了员工错报多报的现象,导致企业成本增加。(2)办公费的报销。一些给员工发的福利费被计入办公费,为了避免年度纳税调整,造成成本费用失真。(3)交通费的报销。主要指本地交通费,包括公交车、停车费、加油费等,K企业资产只有一辆汽车,但是每月仍然产生大量的停车费和加油费,而且公司都允许报销。一些员工未乘坐公交车,但是拿留存的公交车票虚报交通费,增加了企业的经营成本。员工乘自己的汽车外出产生的停车费和加油费取得的专用发票不能报销,应该当做员工福利费计入正常工资薪金并缴纳个税。(4)通讯费报销。企业规定员工每月发放50块的电话费补助,这种报销方式并不合理,如果销售不景气的时可能造成话费多报销,从而增加K企业的办公费用。

(二)资金流动性风险

资金流动风险是指企业由于资金流动不畅,不能偿还到期债务形成的风险,或企业不能正常转移现金风险,主要体现在库存现金风险和银行存款风险两方面。

1.库存现金风险。(1)企业现金与法人个人财产混为一谈。K企业在成立之初,各种各样的办公用品及基础设备都要法人垫付。在产品采购时有时用企业的库存现金付,有时由法人垫付。在第三方财务公司的账务处理中,库存现金只要为负,就计入收法人投资款或计入其他应付款—法人,并不能真实的反应企业当下真实的现金余额与使用情况。(2)现金支取不合理。现金只能用于结算1000元以下的零星支出,但是K企业一是多次用于购买几千甚至上万的办公用品及电子设备。二是在交易双方无协定的情况下用现金支付大额货款,大额往来货款往往要通过银行账户进行支付。三是K企业有时会把收到的小额销售收入用库存现金入账,并将这些现金留在企业当做企业的流动资金使用,当日收到的现金企业应该当日存入开户行,以上不符合现金使用的规定。

2.银行存款风险。(1)银行存款支取用途填写不规范。一是第三方财务公司将给员工发放的奖金部分与给临时工的劳务费混为一谈,从而计入劳务成本,导致最终的增值税应纳税额与实际不符,造成员工多缴或少缴个税。二是在企业员的各项报销单上不写清用途,导致款项用途不明,给第三方财务公司带来财务管理困难,进而导致K企业财务混乱。三是对在供应商处采购的物资货款不写清购买用途和购买日期,在供应商数量较多或多次购买的情况下,导致第三方财务公司无法核对,造成支付混乱,无法区分哪些订单已付,哪些未付,只能一一向供应商核对,从而导致第三方财务公司财务管理困难,账务上出现大量应付账款与供应商对应不上。(2)没有定期与银行对账。第三方财务公司记账有滞后性,在202011月录入9月和10月的往来业务,造成K企业银行存款余额与银行对账单的余额相差甚远。

(三)往来账款风险

企业往来账款的管理是企业财务管理中很重要的一方面。企业账务上的应付账款与供应商的账目无法对应,应收账款与客户存在差异。而采购部和销售组又各有一本供应商和客户的手记账本,采购部和销售组的记账本与企业财务账上的明细差异很大,但是与供应商和客户的大体一致。

1.企业和第三方公司对账不及时。笔者通过在第三方财务外包公司实践了解到,应收账款和应付账款的账务处理全部是凭借发票和银行对账单完成的,企业是按月把原始单据递送给财务外包公司,但是基本上第三方财务外包公司的会计是根据税控盘中导出的发票明细单,及网银盘月末的银行流水来编制凭证的,因为企业有时疏忽可能延迟好几个月才将这几个月的原始单据一起递送给第三方财务外包公司。那些未开具的发票和现金交易在财务报表中没有体现,导致企业账务中的数字与供应商和客户对账提供的数字相差很大。

2.辅助核算混乱。一般供应商和客户超过三十家的企业就应该通过辅助核算进行账务处理,但是财务外包前期未对企业正确评估,直接在应收账款和应付账款下添加三级科目进行挂账处理。而且没有一个专门的会计全程负责K企业的账务处理,双方之间缺乏沟通,导致一个公司在应收账款、应付账款、预收账款、预付账款中均由挂账。二是第三方财务公司建立辅助账套时并未将原有余额转到辅助账套内,长此以往,造成同一个供应商和客户在辅助科目和三级科目均有挂账,如今财务报表的往来账款早已与实际情况相差甚远。

3.往来账款不规范。没有开具相应发票或进行现金交易的账务未入账中,导致应收、应付、预收、预付账款四个科目对冲之后余额仍然和实际情况不符。

4.收账成本增加。应收账款长期挂账导致账龄老化,坏账风险增加。债务人三年以上未清偿并且有确凿证据证明无力清偿的应确认为坏账损失,计入营业外支出,影响企业的利润。且企业为了收回款项,在催收过程中产生的人力物力费用,增加了企业的收账成本。

(四)存货风险

大多数企业存货管理单都是由采购部门保管,在我们交接工作时,如果不要求对库存商品和存货进行盘点,可能就发现不了存货的账目金额和库存管理单上的金额相差很大。存货涉及到购入存货和成本结转。

1.购入存货。第三方财务公司录入存货是根据购入存货的发票入账的,存货的借方金额与购入发票一致,与入库单存在差异,在这个步骤因为购入存货没有索要发票,虽然有入库单但是没有入账,导致账上的金额与实际相差变大。

2.成本结转。以20201-6月利润表中摘录出来的实际情况为例,通过表4可知K企业的成本除3月和4月外,其余三个月的营业成本率浮动不大。

表4 K企业2020年1-6年营业收入与成本情况

表4 K企业2020年1-6年营业收入与成本情况

首先通过与K企业人员沟通了解到,K企业是建材销售企业,上千种的原材料有让成本核算非常困难。K企业的成本主要是采购部门根据实际销售量估算的,这个数字并没有沟通给第三方财务公司,其实第三方财务公司的成本是提前和K企业商定好,只要保证一个季度的利润总额平稳,用营业收入乘以一定的比例算出来的。其次翻看了20204月的账本,发现是由于当月有94.23万的管理费用导致利润大幅下降,此时如果按照一定的比例结转成本,企业的利润总额为-63.33万元,那么就会增加税务机关查账的风险,因此减少了成本的结转。这就造成了存货账实不符。

(五)任意调节利润风险

部分企业通过一些不合规的手段,比如对存货的核算在先进先出法、加权平均法等方法中随意切换,以此调节成本,降低利润,或将与业务往来无关的交通票、餐票填充费用入账,或延期开具发票从而延期确认收入等造成偷税漏税的行为。

K企业是一般纳税人,每月开具的增值税发票较多,总金额较大,供应商开不了成本票造成企业成本居高不下,实际会产生九千多的企业所得税,但K企业认为若不缴纳企业所得税,会引起税务局的抽查,但是又不愿缴纳太多的企业所得税,于是对第三方财务公司要求说要缴纳大概七千元左右的企业所得税。于是第三方财务公司无奈之下只能按照其要求暂估成本费用。这些账务中虚假的成本费用信息与公司经营实际情况严重不符,会给企业的信誉造成影响。

四、K公司财务风险防范分析

(一)提高企业账务处理能力。一是提高企业管理者的财务管理意识。二是与第三方财务公司建立良好的协作关系,保持有效沟通,明确双方的责任。控制好企业各项费用和成本,制定财务费用报销制度,避免造成不必要的支出,做好企业的财务处理工作。

(二)制定企业现金管理制度。企业做好现金日记账并及时给第三方财务公司反馈,明确现金支取的范围。建立银行存款日记账,财务人员应按照每笔业务发生的顺序登记入账,并在摘要处写清楚业务发生的日期、资金用途、收付款单位的详细名称。

(三)专人管理。企业应设立专人管理应收账款,并负责及时将客户的付款和企业的收款情况反馈给第三方财务公司,并负责向企业传递收款凭证和信息。定期对账。一是定期与客户对账。K企业应每个季度与客户对账一次,同时加强对应收账款的催收工作,了解未付款的原因。二是定期与第三方财务公司对账。企业财务部门应定期和第三方财务公司确认企业账上即将到期的应收账款,及时与客户沟通,提出解决对策。

(四)制定采购管理规章制度。提高K企业采购效率、降低采购成本。通过申请、审批、选择、付款、收货、评价等流程规范采购过程。做好库存管理。一是设立专人管理库存商品,记录出库和入库的时间、数量与金额,并及时反馈给第三方财务公司。二是定期清理库存商品,清理不可用的库存产品,增加储藏空间,提高仓库使用率。三是根据仓库数量合理控制采购量。

(五)企业与第三方财务公司协同合作。一是重视外包服务合同的制定,明确规定双方的责任。二是要加强企业自身财务人员的培养,迅速提升自身财务管理能力,在与第三方财务公司的不断沟通中提升自身财务人员的能力,从而有效防范企业的财务风险。

参考文献

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标签: 小微企业 财务外包 财务风险 防范

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