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企业内部控制浅析

时间:2022-05-14   作者:现代商业 李俊

企业内部控制浅析



李俊 通达(厦门)科技有限公司

摘要:新冠疫情的影响导致许多企业面临用工荒、客户降价、订单降量。在这种市场竞争日益加剧的情况下,怎样才能加强企业的实力,怎样才能让企业起死回生,怎样才能提高企业的经济效益,企业的内部控制管理成为大家最为关注的话题。内部控制是企业资产安全完整和经济活动有效进行的基础,作为企业治理的重要环节和经营管理的重要举措,在企业持续健康的发展中具有很重要的地位。

关键词:内部控制;企业;内部审计

一、企业内部控制的现状分析

(一)内控环境基础薄弱,管理层内部控制意识淡薄, 不相容职务未分离

    企业在内部控制体系的实施中,受到企业内部基础环境的影响。很多企业管理层没有意识到内部控制的重要性,没有对其内部管理制定出详细、严格的内控制度。在岗位的设置中对岗位职责模糊不清、模棱两可,内部控制的体系和制度还不完善或缺乏执行力。即使有相应的内部控制体系也会缺乏制约与牵制制度,缺乏相应的监督考核机制。

企业的管理层及治理层是企业经营的核心。特别是在工业企业中,它把握着企业经营发展的方向以及企业采购、生产、销售等环节的决策实施。目前企业的管理层在企业经营的过程中往往将精力放在了生产和对客户的交付之上,缺乏高度的内控意识,没有认识到内部控制的重要性,因此也无法将内部控制的管理落实到每个部门的日常工作中。

企业只有对组织架构和岗位的职责明确后,才能使不相容岗位和职务之间相互分离、相互制约,相互监督,这样才能形成长期有效的制衡机制。实际上,现在一些企业内部岗位责任制不明确,有些岗位某人既可能是授权者同时也是执行者,既是球员也是裁判。因此,在这种岗位上就会形成舞弊行为,不能很好的起到相互监督的作用。企业的敏感岗位未能实行轮岗制,员工在同一岗位的工作年限越长,越会很熟悉内部控制存在的漏洞,实施舞弊的可能性越大。

(二)违法乱纪现象时有发生,公司内部贪污腐败,会计信息失真

    影响舞弊的要素包括动机或压力因素、机会因素、自我合理化的借口因素。

动机或压力要素是经营者舞弊的行为动机,是舞弊的首要条件。有一些企业缺乏有效合理的经营考核控制,给经营者制定出不切合实际的目标,管理层面临着绩效考核的压力会高估企业资产,甚至捏造或者篡改会计信息来粉饰财务报表。这些违法乱纪行为不仅会误导投资者,更会给投资者带来巨大损失。同时也会让企业自身面临高额的罚款,承受更多的法律风险、道德风险。

舞弊的机会根源在于内部控制存在缺陷和漏洞。当企业内部控制管理混乱,有一些企业的主管领导、业务经办人员、财会人员利用内部控制存在的漏洞大肆收受贿赂,与供应商勾结将原材料以次充好导致产品质量下降,贪污公款,挪用甚至盗窃资金。与企业外部不法分子勾结,非法侵占企业资金,有的将企业产品偷出去在黑市交易获取暴利。

寻找借口,为自己的违法乱纪行为合理化也是舞弊的一种。企业在招聘人员的内部控制中把关不严,录用不诚实或者不道德的人,觉得自己收到企业的不公平待遇,编制财务信息不是出于个人的利益而是为了企业的整体利益等等。

(三)内部审计部门职能弱化,其作用未能充分发挥

    内部审计是现代审计的一大亮点,它与会计事务所审计是相互补充的。内部审计部门能够更容易得到管理层和企业其它职能部门的支持和理解,有利于服务企业的经营决策。由于内审部是在企业管理层的直接领导下开展工作的,部门员工的招聘、薪资待遇及职位的晋升、日常工作的地位等都是由企业管理层决定的,其独立性很有可能存在不当之处。部分企业为了本部门、小集体或个人利益而排挤或限制使用原则性强的内审人员,对其实施高压政策,迫使听其指挥,这种企业的内审部门形同虚设,并没有充分发挥其作用。

内部监督失效,内部审计部门职能弱化,又或者说缺乏内部审计部门。由于会计事务所审计中存在的一些固有限制,使注册会计师对企业的财务报表与内部控制审计只能提供合理有限保证,不能对财务报表或者内部控制做出绝对保证。因此,现在仅仅依靠外部审计来监督企业的经营状况,保证财务信息的可靠性、真实性已不能从根本上解决问题。其次,企业的内部审计人员的业务能力素质普遍不高,缺乏审计专业知识,也不具备审计职业的预见性和对审计风险的敏感性。为了维护与其他管理者的自身利益,往往对舞弊行为睁一只眼闭一只眼,采取默许的态度,利用手中的权利送人情,甚至以权谋私,降低了内部审计人员的独立性、客观性、权威信。

(四)企业ERP的建立及使用不够成熟

    企业的ERP系统属于一个信息管理系统,它内嵌于企业之中,实现对采购、生产、销售、资金、人力资源等的全面控制。企业的发展好比是交通工具的变迁,个体经营户经营规模较小,一个人足以应付,此时的企业好比是一辆自行车。随着企业的规模扩大,业务流程越来越多且越来越复杂,分工越来越细,获取信息的要求越来越及时、准确、有效,此时的企业好比是一辆汽车。ERP好比是汽车的发动机,没有这个配置就会制约着企业的发展速度。当企业发展到一定的规模一定的阶段,原始简单的企业管理显然难以满足于企业的发展,如果不建立与之相适应的管理信息系统,实现规范化、标准化的管理来提高企业经营效益,就很难在这个竞争日趋激烈的时代获胜。然而,很多企业从管理层到普通员工对ERP的认识还不透彻,觉得ERP就是监督系统,主观上存在抵触ERP情绪,使得ERP的建立形同虚设。其次,由于ERP成本昂贵,有很多企业宁可内部控制混乱也不愿承受较大的代价。部分企业即使推行ERP进行管理,但由于受到技术条件、人力不足等因素而不够成熟。一个成熟的ERP是需要经过一个漫长的过程,在项目初期需求的沟通、基础数据的完善、系统流程的搭建一般都比较顺利。一旦到项目中期可能存在系统并行的现象,对于系统数据录入员来说工作量翻倍,观念难以一时转变,对数据的重心往往放在旧ERP系统,不主动跟踪新系统的数据,这样导致新旧系统并行越来越乱,最后有很多员工对新的ERP系统失去信心,出现抱怨、抵触、反对等不良情绪。

(五)部门费用报销制度欠缺,不合理的费用报销让公司蒙受损失

    一些企业处于成长期,没有费用报销制度,出差人员的交通、住宿、招待、出差补贴等费用标准不明确,使得出差人员铺张浪费、随意开支随意报销、提供没有真实交易的发票报销,长期以往一些部门利用费用报销制度的漏洞,挥霍浪费,中饱私囊,不会形成一种合理节约成本的意识,给公司带来了成本的压力。费用报销审批签核流程混乱、审核流程过长、授权不当,以致于员工报销处处受阻,影响员工在工作上的积极性,大大降低了工作效率。

(六)工业企业的存货管理松弛,造成浪费

    工业企业存货包括原辅材料、周转材料、在制产品、半成品、产成品、模具、工装治具等。企业的存货分类不合理,不分主次。某些工业企业缺乏内部控制流程或者流程不完善,由于内部控制管理薄弱,存货的采购未能货比三家,以高价格采购低质量的原材料,增加企业的材料成本,给企业带来了利润的压力。存货的采购、验收、保管、运输、付款等岗位没有分离,没有存货仓储管理制度,没有经过车间的确认就将存货除账,给仓库管理员带来侵占资产的机会,让企业蒙受损失。存货的出库没有按规定的流程签字确认,也没及时将ERP的记录与现场实物核对,仓库的日清月结与盘点流于形式,未能保证账实一致。物控部门对物料的需求把控不严,过量采购原材料造成呆滞占用流动资金或者采购量不足影响生产交付。生管交管、生产计划失职,生产出多余的产成品没有销路,对存货的不良品、报废品、滞销料等不及时作处理,大量的不健康的库存占用流动资金,造成存货贬值或者生产中断。

(七)职能部门人员素质较低

    企业在实施内部控制的措施中对部门人员的素质要求也比较高,然而现在部分企业的职能部门人员素质达不到要求。主要体现在以下三个方面:一是管理人员素质较低。不少企业的管理人员没有经过正规的专业教育,企业也没有对其进行专门培训,这样素质较低的管理者因为能力有限而无法真正有效的对企业进行管理,企业面临管理人员的道德风险和逆向选择,素质较低的管理者可能出于自身目标而背离使企业的利益收到损失。二是财会人员业务素质欠缺。一些企业的财会人员的业务处理能力弱,胜任不了企业的会计核算及财务管理工作,也就没有法满足企业内部控制的要求。再加上会计准则与会计制度不断更新,财会人员的学习跟不上进度,不能对经济业务进行正确的会计处理,这样会造成财务信息出错、财务报表失真。

二、完善企业内部控制的措施

(一)建设良好的控制环境

    当企业形成了一个健康良好的控制环境,会给内部控制有效的实施提供基础,它包括公司管理层及治理层诚信和道德价值观念、对内部控制认识深浅、对内部控制的重视程度,控制环境是内部控制管理的重要组成部分,决定了内部控制的基调,影响着企业每个员工对内部控制的认识,影响到业务流程的内部控制制度的设计和运行。管理层的胜任能力影响到内部控制制度的执行水平。企业的内部控制环境在很大程度上受到管理层及治理层的影响,其参与程度也影响着内部控制执力度,控制环境的每个方面受管理层及治理层采取或者不采取措施和做出决策的影响。一个企业的管理层的经营风格与管理理念可以给经营的过程中创造一种积极的氛围,促进企业的业务流程和内部控制管理的有效实施。因此,一个良好的内部控制环境在企业健康持续发展中有着举足轻重的地位,是企业内部控制重要组成部分,是企业的灵魂,也是推动企业发展的动力。

(二)组织架构与岗位设置控制

    不相容职务分离内部控制中要求企业分析、梳理业务流程中所涉及到的不相容职务有哪些,对这些不相容的岗位之间形成一种相互牵制的工作机制。《企业内部控制指引》中规定:不相容职务分离一般包括授权批准职务与经办职务相分离、业务经办职务与会计记录职务相分离、会计记录职务与财产保管职务相分离、业务经办职务与稽核监督职务相分离等。对于我国工业企业来说,有一些是关键岗位,例如费用的报销申请人与审核人、采购的询价与供应商的确定、存货的验收与入库、原材料的领用与审核等。通过建立强制轮换和带薪休假制度、直系亲属回避制度,将交易授权、交易记录、资产保管等职责分配各不同的员工,这样既可以提升员工的其他实际业务能力,同时又是防范和发现舞弊的一项有效措施。

(三)利用信息管理技术控制对企业的经营管理进行分析

    在工业企业中,配合ERP上线团队做好调研工作,沟通需求。根据企业的组织架构维护好部门费用性质、工作中心,产品工程部根据IE测试好的生产定额、良率、工作站维护好工艺路线,项目部根据研发阶段确定的生产流程维护好BOM 表等等,开发出有针对性且符合企业实际生产流程的系统。在ERP实施的过程中不能两套系统并行,而是要专注于一套系统的实施。系统的各个操作端口的人员及时准确的将生产数据反应在ERP系统中,财务部利用真实有效的ERP的数据进行经营管理分析,以便于发现管理中存在的问题,给经营者的管理决策提供支撑。对于本期发生的材料费用,将本期实际耗用与标准耗用对比分析其超耗原因,总结节约经验。将材料占产值比与本年其他期别对比,以揭露材料耗用改善的效果;对于本期发生的人工费用,分析其员工的生产效率,分析工艺流程的合理性,优化产品生产流程,减少人员浪费环节;分析制造费用、管理费用、销售费用、财务费用等,对于这些费用在日常工作中应该着重审核开支的合理性、合法性和真实性以及这些费用是否符合开支范围和开支标准。因此,企业当前首要的目标是实现企业内部管理与ERP整合,实现资源充分有效利用、运作效率提高、成本的降低和准时交货承诺的保证等多方面的管理需求。所以,企业要规范化、规模化、国际化,引入ERP管理是必然的。ERP的应用可以使得复杂的业务流变的更为简单化、可视化、流程化,可以增加企业员工的工作效率,便于对企业的各种经营数据做统计分析。

(四)加强存货的管理,加快存货的周转速度,增强资金利用率

    企业在存货管理中可以根据存货价值的等级来采用存货ABC分类管理,采用JIT(准时生产系统)方法来管理,可以追求一种完美的无库存生产系统,通过平衡原材料的采购成本与仓储成本来采用经济订货批量方法来管理。企业需要加强存货周转次数,减少周转天数,使存货处于健康的状态。充分利用ERP信息系统对库存的数量、质量、价值实时监控,自动产生预警信息,提醒管理层及时处理不合理的库存。根据生产需求准确计算材料的安全库存,合理确定存货采购日期和数量,确保存货处于最佳库存状态。车间严格审核领料单,仓库管理员及时准确记录存货的进销存,每日盘点仓库库存,做到日清月结。财务部门或者生管部门(PMC)定期或者不定期对库存进行抽盘,及时发现存货短缺盈余情况并查清原因上报管理层。结合企业的生产订单,对生产的计划加强监控,以避免延迟交货日期,同时也避免计划失误导致产品生产而无销路,最后造成库存积压呆滞、资金占用不合理等现象。

(五)工业企业外协加工内部控制

    当企业满负荷生产或者自身缺乏关键技术,企业之间需要整合资源,在平衡经济效益后决定产品是否需要外协加工。如果需要外协加工,应组织对外协厂商的定期或者不定期调查,对外协厂商进行风险评估后筛选,确定合格的外协厂商。完善外协生产管理、产品质量管理、产品入库管理、厂商货款结算管理等制度。选择合格厂商之后,待试用考核达到标准以上时才能建立长期的合作机制。企业应监控外协厂商的库存情况,合理的做好排产计划,定期或者不定期盘点库存,及时发现不合理的情况,及时改进。定期不定期统计每个项目外协商的产品良率情况,针对超耗的部分做出惩罚措施,针对节约的部分做出奖励措施。

(六)充分发挥内审作用,加强内部控制审计

    企业有效的实施了内部控制管理后为了保证内部控制能够持续有效的运行,还应当加强内部控制的监督与考核工作。定期举行内部控制考核结果奖惩大会,不定期举行一般缺陷或者重大缺陷整治大会。管理层要重视内部审计工作,保证内部审计组织架构的设置、人员的配备充足,保证审计工作的独立性和权威性,充分发挥内部审计监督检查的作用。内部审计部门应当对内部控制的有效性进行监督检查,对内部控制运行的有效性进行测试。内部审计部门在日常的监督检查中发现的一般缺陷,按照企业内部审计工作流程向上一级部门通报,对在日常的监督检查中可以直接向董事会及其审计委员会、监事会报告发现的重大缺陷。企业定期或者不定期委托会计事务所对特定基准日的内部控制设计与运行的有效性进行审计,对其有效性发表意见,并针对内部控制审计过程中发现的内部控制缺陷加以整改与完善。

   三、结语

    综上所述,内部控制是任何一个企业不可或缺的制度,也是企业利润的源泉,在工企业日常生产经营中占据着十分重要的地位,企业需要认真分析其内部控制存在的问题,认清自我,必须对其加以重视与研究。只有管理层重视内部控制体系的建立,全员参与才能让每一个员工在执行内部控制时认识到其重要性,才能形成一种良好的氛围。加强内部审计的专业素质,充分发挥内部审计监督的作用,建立长期有效的内部控制机制。一个内部控制完善的企业才可以为企业找到节约成本节约费用的路径,才能在竞争激烈的市场环境中健康持续的发展,以助于企业实现更多的经济效益、实现股东财富的最大化。

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标签: 内部控制 企业 内部审计

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